运用信息化技术加强企业青年工作的研究
内容摘要
本课题通过对纺织系统青年使用网络的情况及青年对信息化建设概念的认识调研，总结了当前青年工作信息化建设认识上存在的误区，初步给出了青年工作信息化的定义。根据行业现状，本课题提出了“以加强服务职能为中心，通过观念转变改进工作方式，运用信息化技术提高工作质量，最终建成开放互动、高度整合的青年工作平台”的信息化建设方向，并形成了相关的工作方法。
关键词
青年工作 信息化 共享 整合 交互
一、研究的背景与概况
（一）研究背景
2001年，中国加入WTO。中国企业将直面WTO所带来的全球化竞争，无论是国内市场还是全球市场，中国企业都将面对拥有高度信息化优势的国际企业的挑战。在这方面，大部分中国企业要远远落后于国外竞争对手。青年是企业发展的最活跃因素，随时将接受全球化和信息化的双重挑战，企业未来的成功与否，很大程度上取决于青年对全球化和信息化的理解及运用。
2002年，江泽民同志在纪念建团80周年大会上的讲话中指出：“发展的希望在创新，创新的希望在青年”，这一论断对青年锐意创新寄予了殷切期望。创新素质是21世纪国家和民族应当具备的重要素质，团组织不仅要积极推动青年创新，更要着力于自身工作的创新，只有把创新的要求和创新的精神体现到实际工作中去，才能始终得到广大青年的支持，始终保持青年工作旺盛的生命力。
目前，上海纺织行业正努力在经济全球化的竞争格局中抓住新机遇，开拓新空间，以实现新一轮发展。同样，纺织系统团组织在新形势下应积极创新工作方式和工作手段，以吸引青年、团结青年，为上海纺织的新一轮发展贡献力量。随着信息社会的飞速发展，在青年工作中运用信息化技术已是大势所趋。对此，集团公司团委专门进行了调研，试图在充分掌握纺织青年对信息化认识的基础上，寻求在青年工作中运用信息化技术的规律。
（二）、研究方法
本次调研采用问卷调查、个体访谈为主，专家咨询、网上交流为辅的方法，从不同层面和角度对研究课题进行了全方位剖析。问卷调查的研究样本涵盖了上海纺织系统不同年龄、性别、学历、岗位层次的青年，调查对象的基本情况如下。
表1 问卷调查基本情况统计表
性别 男 女 年龄 20以下 20-30 30-40 40以上
48% 52% 1% 80% 18% 1%
文化程度 本科以上 本科 专科 高中/中专（技） 初中
2% 36% 34% 26% 2%
岗位类型 中高级负责人 兼专职团干 内外贸易 专技、管理 工人、学生
9% 16% 16% 50% 9%
个体访谈的对象涵盖了企业负责人、团干部、外销员、市场营销人员、一般技术和管理人员、一线职工等不同岗位类型的青年，从点上了解了他们对青年工作信息化的理解。此外，通过专家咨询和网上交流的方式，得到行业内外的信息化、企业管理方面专家的指点和帮助。在充分掌握事实资料的基础上，形成本课题研究报告。
二、研究的内容与结论
（一）企业青年使用网络的基本情况
调查显示，有65%的青年“经常上网”，“从未触网”的比例只占5%；
采用MODEM、ISDN拨号方式上网的占上网总人数的69%，采用ADSL、有线通等宽带上网方式的也占有29%的份额；
“在家中上网”的占58%，“在单位上网”的占27%；
拥有上网计算机、扫描仪、数码相机等数码办公设备的比例达44%。这说明，以互联网为代表的信息技术在纺织青年群体中已得到广泛普及，并从初级的窄带方式迅速向高级的宽带方式转变，在网络设备的使用方面，上网计算机并不是唯一的选择，数码相机、扫描仪等数字化设备已被越来越多的青年所使用，这为青年工作的信息化建设打下了坚实的技术和物质基础。同时，20%“在单位上网”的比例远低于同期国内平均水平（第九次中国互联网络统计调查报告中的这一比例为45.7%），在一定程度上反映了纺织企业在信息化硬件建设方面存在一定的滞后性。
纺织青年上网的主要目的，依次为：获取信息58%，休闲娱乐16%，工作需要9%，对外通讯、联络（收发邮件、短信息、传真等）7%，学习需要6%，获得各种免费资源（免费邮箱、主页空间、资源下载）4%。
纺织青年经常使用的网络服务，依次为：各类信息查询22%，软件上传或下载13%，网上聊天10%，搜索引擎均为10%，多媒体娱乐（MP3、FLASH欣赏等）7%，网络游戏6%，网络教育4%，网上购物或商务活动（炒股、银行）3%，BBS电子公告栏2%，其他1%。
纺织青年在网上经常查询的信息，依次为：时事新闻20%，休闲娱乐信息15%，生活服务信息12%，求职招聘信息8%，计算机软硬件信息、电子书籍、电子杂志均8%，体育信息7%，经济信息均7%，旅游交通6%，科技、教育信息6%，其他3%。
调查显示，互联网的开放性、便利性、互动性及网上信息的丰富性和服务的多样性，使越来越多的青年将“获取信息”作为上网的主要目的。同时，青年在网上的行为特征也呈现出多元化趋向，对网上炒股、网络银行、网上自助旅游等新事物有很高的认知度和参与热情，信息化已渗透到了青年生活的各个方面。
（二）实施青年工作信息化的现实需求
1、运用信息化技术提高青年工作效率
几乎所有的访谈对象在被问及青年工作信息化的作用时提到了“提高工作效率”。当今社会环境的不稳定性及复杂性意味着要处理的非例行性事务增多，这在同企业青年负责人和团干部的访谈过程中，感觉尤为明显。从企业青年负责人一天的时间分配结构来看，例行公事经常要多过于非例行公事，大部分的时间花在顾客、会议、电话、处理文件上；
大批团干部的兼职化，也从客观上需要他们从处理大量例行性事务中解脱出来，发挥自己的聪明才智。对此，信息化无疑是解决问题的一剂良药。运用电子邮件，可以使信息的传递成本包括纸、人力、时间、运输成本趋近于零；
通过架设网站，可以使组织内的信息流动从滞后转为即时。
2、运用信息化技术拓宽青年工作渠道
当被问及“在青年工作中引入信息化技术最主要的作用”的问题时，有44%的青年选择了“拓宽工作渠道”的选项。传统的工作渠道分为纵向渠道和横向渠道，纵向渠道是指从上级团组织层层落实至基层团组织的工作方式；
横向渠道是指团组织与单位各部门、兄弟单位团组织及社区等没有上下级关系的组织间开展工作的工作方式，纵横两向互相之间少有关联，这已不适应目前外向、开放的工作新趋势。由信息化互连互通带动的工作渠道的“立体化”将成为突破青年工作发展瓶颈的重要手段。
3、运用信息化技术促进青年工作资源共享
问卷调查数据显示，有67%的青年在回答“青年工作最需要进行哪方面的加强？”的问题中给出了“有效共享资源”的答案。在团组织中存在着组织、人力、知识等多种资源，并以不同的存在形式分散于各级组织和个人头脑之中，以互联网为代表的信息技术使组织中每一个成员成为网络中的节点，节点与节点之间的直接交流不需要通过传统层级制度的渗透，在这个组织中，信息、思想和解决方案能够互相分享，使成员能从事更有创造性的工作，建立互利关系，发挥他们的技能与才干。
（三）当前推进青年工作信息化的认识局限
1、对青年工作信息化概念理解的局限性
通过个体访谈发现，对青年工作信息化概念的理解存在较大差异。团干部认为青年工作信息化就是配备上网计算机，让每个青年都触网，利用网站发布会议通知等等；
企业负责人对此理解为域名、企业网站和企业邮箱的组合；
而一般技术人员则把研究开发及设备生产都与计算机相结合视为青年工作信息化。这样的理解显然存在局限性。
我们认为，所谓青年工作信息化，就是要挖掘先进管理理念，应用先进信息技术，来整合青年工作的开发、宣传、策划、组织、实施等各个方面，及时为团组织的工作决策提供准确而有效的数据信息，以便对不同的需求采取不同的工作方法和手段。信息化不是单纯的信息技术问题，而是要极大地改进效率，提高各环节的整合程度，以充分发挥团组织的战斗力，服务于广大青年。归根结底，信息化是一个转变思想观念，运用信息技术，推动工作发展的动态过程。
2、对青年工作信息化作用认识的有限性
通过调查发现，广大青年对信息化作用的认识是以正面理解为主，对其负面影响还缺乏全面、理性的思考。信息技术象一把双刃剑，不同的使用方法会产生截然不同的效果。调查结果显示，“垃圾信息”、“技术至上”和“去社会化”是十分值得引起重视的消极因素。“垃圾信息”很容易让人误入歧途、无所适从；
“技术至上”并没有大幅提高中国企业信息化建设的成功率；
“去社会化”使人与人之间的交往在背离真实社会的情境中更加依赖于机器，造成人际沟通自由化和淡漠化的倾向。
3、对青年工作信息化发展目标理解的模糊性
对青年工作信息化发展目标，调查发现青年对此更多表现出来的是对原有工作方式的依赖，“青年工作信息化是什么意思？为我们配电脑吧！”、“我们公司的团员青年没有信息化准备，搞起来太难。”等观点，说明他们对信息化的发展会对工作带来怎样的影响和冲击缺乏预见。所以，团组织要带领青年引领社会风气之先，切实以加强服务职能为中心，通过观念转变改进工作方式，运用信息技术提高工作质量，最终建成开放互动、高度整合的青年工作平台。
三、相关的对策与建议
青年工作的信息化虽然是大势所趋，但目前还处于初步的摸索阶段，少有成熟的理论体系和丰富的实践经验可供参考。这对于团组织既是挑战，也是机遇。面对困难和挑战，我们要按照“与时俱进”的要求创造性地开展工作，以发展创新的眼光和求真务实的作风，通过运用合理、有效的工作方法和手段，逐步推进青年工作信息化的实施。
（一）建立培训机制，促进观念转变
拥有正确的思想观念，才能合理地运用信息化手段，主动地消除信息化的负面影响。建立和完善信息化培训机制，真正解决团干部思想观念上的问题，是顺利开展青年工作信息化的首要任务。对此，团组织应当结合行业企业信息化建设的有关理论和实践，针对自身工作特点和团干部知识结构，制订出切实有效的培训计划。如，通过参加行业内部的企业信息化培训班、考察已经或者正在进行信息化建设的企业；
参与行业外部的信息技术培训、信息沙龙等形式强化对信息化有关概念的理解，并在实践过程中动态地加以运用和发展。
（二）细分青年群体，提供个性服务
不同的群体对信息和服务的需求差异较大，单一的工作手段很难同时满足他们的需求。因此在青年工作信息化进程中，必须摸清青年整体情况，并对青年群体进行细分，为其定制个性化信息、提供个性化服务，才能达到团工作效能的最大化。如，按照岗位性质不同，本行业青年可划分为企事业单位高阶领导；
各级兼专职团干部；
对内、对外贸易人员；
专业技术人员；
中层、一般管理人员；
一线职工；
外来务工青年；
学生等八大群体。
在现有的信息技术中，专业网站是定制个性化信息、提供个性化服务的有效工作平台。网站通过“会员注册”功能整理会员的个人资料，适度运用“跟踪手段”搜集会员的上网习惯，可以较为准确的把握会员的性格特征。这样，网站可以投其所好向其提供专门针对其个性特点的信息，而不是以前千人一面的简单内容的堆砌。
（三）强化服务职能，提高竞争能力
团组织应当把提供信息服务和应用服务作为青年工作信息化的两大主要职能，切实提高青年工作的竞争能力。
提供信息服务，一可以通过建立网站的方式帮助保存组织在运作过程中产生的大量数据信息；
二可以通过建设青年人才信息库存储工作对象的基本信息；
三可以尝试创建网状知识库模型，采集组织和个人的知识，进行有效的归档，搜索，发布；
四可以运用数据仓库技术，将网站、青年人才信息库和知识库集成整合为一个工作平台，实行集约化管理。信息服务的提供，使得团组织减少了无谓的效率损耗，同时对青年的不同需求，也能迅速做出反应，采取不同的工作方法和手段，达到效能最大化。
提供应用服务，组织的交互能力是其中关键要素。团组织内部的应用服务，可以通过建立“首席信息官制度”和信息联络员制度等方式实现，以优化组织业务流程，拓宽信息交互渠道，盘活组织内部的大量资源。在提供团组织外部的应用服务方面，可以逐步建立开放的“信息接口”，将外部的信息资源和知识资源规范、有序地导入组织内部加以利用。
