电子团务建设的研究
内容摘要
随着我国电子政务不断发展，各大高校也实施了教育行政电子化，然而对于直接面向学生的团委来说，如何通过电子团务更有效地开展工作，以更好地发挥团务电子化的作用呢？本课题以上海第二工业大学的校团委网站为起点，由点到面地进行可操作性的论证。文章认为，实行电子团务的平台是网站，核心是团务，电子是为团务提供支撑和服务的。电子团务是一个渐近的过程，是网络建设、职能优化、服务大众三者之间相互补充、相互渗透、相互改造、逐步成熟的长期任务，其间要经过一系列调研、规划（需求分析、发展度）、安全性设置、维护等。
关键词
团建 电子团务 网站
一、研究的背景与概况
长期以来，世界各国的政府部门一直是信息技术的主要使用者，也是信息产品的最大消费者。可以说，政府是推动信息技术快速发展的基本力量，它对社会信息资源的开发与利用起着主导作用。在汹涌而来的网络经济大潮中，政府一方面要适应世界的潮流，另一方面，政府自身的发展也正面临着革命性的转变，其中一个最迫切的问题就是从“传统政务”向“电子政务”转型。电子政务不仅是国家信息化建设的核心内容，也是信息化社会的核心构成部分，现今加快电子政务建设是贯彻落实十六大精神、深化行政管理体制改革的重要内容，也是实现政府管理现代化的必由之路。
电子政务是今后一段时期的信息化重点。在各级政府深化电子政务方案，完善现代管理模式的同时，教育行政电子化一直都在进行之中，它是教育信息化建设的主要内容之一，是实现教育管理现代化的重要手段。大力推进教育行政电子化建设，已成为教育行政部门和学校转变管理职能、转变工作方式和作风，进一步提高工作质量和效率，建立办事高效、运转协调、行为规范的教育管理体制的重要任务。
我校图文信息部门在2003年的规划中提出：一是逐步推进全校范围的多媒体网络化教学，2005年全校80%以上课程进入校内教学网，2010年全部课程进入校内教学网；
二是校园网建设要充分体现3A理念，校区内做到任何地方、任何时间、任何人都能通过有线或无线网络终端联入校园网和接入因特网，查阅、收发和调用所需信息；
三是构建统一的数据平台，通过统一数据平台促进各类应用系统互联互通，为信息的整合和高效率交换、利用提供技术保障。
现如今数字校园建设正在不断推进，图文信息中心、国际交流学院和招待楼已实现网络接入无线覆盖，校团委应以此为契机，积极建设电子团务。调查发现：有27.08%的受访学生通过网络获取信息，比例仅次于电视（39.24%）。虽然只有35.88%的受访者浏览过校团委网站，但在“通过网络获取信息”的156人中有136人进入过校团委网站，占87.72%。由此可见，学校团委网站有一定数量的浏览者，这部分浏览者正是开创电子团务的基础条件，网站则是实施的平台。
二、研究的内容与结论
（一）团委网站功能介绍
我校共青团网站于2002年11月正式开通，第二年10月又进行了改版，具有“信息全面，内容丰富，查询方便，独具特色，功能齐全”的服务特性。现今该网站已成为上海第二工业大学共青团和青年工作的网上资料中心、研究中心和交流中心。网站的主要功能从面向对象来看，主要有两个模块。
对于浏览者而言，可根据以下几个导航，了解相关信息，进入交流平台。(1)社会焦点：这里有每天的国际与国内政治、经济、文化、生活相关新闻；
(2)共青快报：发布学校及各学院学生会、团委、社团联合会的最新活动动态；
(3)青年视点：这是团委的阵地，包括“团的知识”、“团内组织生活”、各期团校以及校团委、学生会、社团联合会的介绍，此外，还可以通过“下载附件”获得学校各部门的介绍及联系方式；
(4)事记之窗：记录校团委各类活动；
(5)学生互动：学生自己投放文章的场所及买卖交易市场；
(6)课外阅览：这个栏目发表同学的优秀作品，如网页设计大赛的得奖作品、写作高手的精粹随笔等；
(7)在线文件：这个专栏发布团市委和校团委的重要文件和一般文件；
(8)本月之星：展示身边杰出的同学；
(9)相关链接：包括“大学生素质拓展”、“fly”、“团代会”、“社会实践”、“团建动态”、“三个代表”等。
对于管理人员而言，除拥有一般浏览者的权限外，还可根据需要，依据不同的权限对网站进行管理。在最大权限基础上，除添加、修改、删除、审核、固定信息外，还可对网站的版面进行改动，如显示热点新闻个数、首页信息个数、友情链接个数，改动投票系统内容等。
（二）团委信息化工程的现状
1、网站的作用
网站运行两年多来，在团委的工作中起到了文件上传、信息发布的作用。但网站的主角也仅是一个“校团委”，与其它各院系团委及学生个体没能实现真正地互动，学生点击率也不是很高。因此，需要提高网站的宣传度，信息的准确度、全面性，完善功能，加强网站的吸引力等。
2、网站的维护
网站的维护管理需要一定的人力、物力、财力的支持，而对于以学生组织为中坚力量的管理队伍的校团委网，首先在专业技术上存在不足，此外，还涉及到队伍管理水平、服务能力、制度政策等问题。
3、团委信息化工程实施障碍
信息社会从最初的办公自动化阶段，也就是利用计算机替代一部分手工劳动，提高文字、报表处理等工作的效率，到我国一系列“金字工程”的启动，直接推动着我国的政府信息化建设和电子政务的发展。但是现如今所谓的信息工作，也只是在办公自动化基础上的一个简单的进化，这其间有一个转化的问题，需要一定的时间改变观念及工作方式。且在学生群体中，从我校学生调查结果显示，虽然通过网络经常看新闻、查资料的有35.4%，在四方面中占最大一部分，但是通过网络经常玩游戏与聊天的加起来所占比例并不在少数，非保守来说可能会超过前者，而这一部分学生正是学校大力发展网络信息的又一障碍。
（三）对电子团务的认识
电子团务是团委部门应用现代信息技术，将团务处理与团委服务的部分工作通过网络实现有机集成，并通过团委组织结构和工作流程持续不断地优化与创新，以实现提高团委管理效率、改进团委服务水平等目标的重要手段。
电子团务并不只是把信息搬到网上，它的核心不是电子，而是团务，电子是为团务提供支撑和服务的。同时电子团务的建设体现了团委建设改革的个性化追求，需要借鉴中国政府电子政务化的经验，但不可照搬。电子团务是一个渐近的过程，是网络建设、职能优化、服务大众三者之间相互补充、相互渗透、相互改造、逐步成熟的长期任务，不可能一步到位。
在认识“电子团务”这个概念时，必须明确以下两个方面的内容：
第一，电子团务使各相关部门之间的信息共享和交流更加流畅，通过数据挖掘、数据加工而使零散的信息成为知识，使相关人员能够在恰当的时间使用恰当的知识，为决策提供了充分的信息和知识支持。
第二，电子团务实现后台整合。电子团务具有两种“前台-后台”关系。第一种是双重的“前台-后台”关系，即：校团委网站作为连接校、院所有团务网站的前台，它作为一个强大的搜索引擎，快速便捷地为浏览者找到相应的团务网站，这是第一重“前台-后台”关系；
在此基础上，浏览者就可以通过具体的团务网站直接面对职能部门了，在这里，校团委网站与其所连接的团务网站职能部门之间构成了又一重“前台-后台”关系。第二种是单一的“前台-后台”关系。在这种情况下，浏览者只要进入校团委网站便可直接进行事务处理，而无须与具体团务网站打交道。无论是第一种还是第二种，都需要对后台事务进行整合。尽管在第一种“前台—后台”关系里，团委网站仅仅是有关网站连接，但是要实现这一点仍然需要对所有网站类型进行分类与排列，通过某一主题按照逻辑关系对所有这些网站进行整理，同时在技术上以及在管理上都对团委网站提出了新的要求。第二种“前台—后台”关系里。所有事务处理已经进行了重组。
三、相关的对策与建议
（一）扎实做好电子团务起步的基础工作
其实，一个电子团务工程项目的实现是环境、技术和时间的函数。首先要看该部门所处的环境，包括已有的信息技术装备和系统、人员信息化的准备情况，以及系统所针对的事务流就信息化而言的成熟度。此外，还要看适用的信息技术是什么，生命周期有多长，成本有多高。功能的需求也是随时间而变化的，对于一个不成熟的事务流，不应该急于将其信息化。否则，这个系统最终的命运不是作废就是没完没了的改动。所以要先做好以下几点基础工作：
第一，电子团务的基础框架离不开基础数据库。要合理建设好数据库，实现信息资源共享，才能使网站的寿命得以延长。现原型网站数据库建设已成熟，实际的运行就是很好的证明，接下来的扩展仍可按此思路进行。
第二，强化服务，加强对信息网络的管理和领导。电子团务是团委建设创新的重要手段，要切实转变观念，强化信息服务的意识，增强网上业务，将为人服务作为电子团务的重点之一，推动团务规范和团务公开。要加强对信息网络的管理和领导，必须要有专门负责的职能部门，同时配备具有一定素质的高技术人才，定期为该部门人员进行专业知识方面的培训。
第三，计算机网络的发展，也使计算机的安全问题日益复杂。一方面，网络提供了资源的共享，提高了系统的可靠性，提高了工作效率，并具有可扩充性。另一方面，也增加了网络安全的复杂性和脆弱性。因此，学校电子团务管理人员应树立“预防为主，治预结合”的防范意识，但决不将安全问题绝对化，过分强调“安全”，最终形成彼此隔离的“信息孤岛式”系统。同时应下发相应规章制度和安全保密措施，如安装防火墙、过滤电子邮件、设置权限、建立数据灾难备份系统、落实安全保密工作责任制。
第四，网络的发展对校园文明建设存在一定的影响。校园文明建设面临一个新的环境，这个环境就是网络发展。校园文明建设离不开时代背景，离不开时代环境，目前在我们这个时代，我们这个很重要的背景就是网络已经成为社会生活和工作的一个不可缺少的部分，成为人们广泛关注的话题。新的环境有以下几个特点：一是人们在网上获取的信息比以往任何时候都更加快捷。二是网络的内容特别丰富。三是网络技术拉近了世界各国的距离，人们的交往不受地域和时间上的约束，交往的范围扩大了。但是，网络的这些特点也使网上一些不良的东西铺天盖地地袭向青少年，同时对校园文明的建设带来不利影响。因此，学校必须进行有效管理、正确引导，以全面提高大学生的网络素质。
（二）明确电子团务概念模型
概念模型提出电子团务的发展观，作为统一行动的纲领。它的主要内容是确定电子团务的使命，指出电子团务要实现的目标和发展的原则，以及电子团务实现的方法和策略。所以在明确电子团务概念模型时，要纵观全局，不要贪大求全、不要面面俱到。目的是产出明确的、可以测度的，而不是抽象的、概念化的模型。
在高新科技和全球化背景下高校电子团务建设的目标，首先应该适应我国社会建设和发展的时代要求，其次，围绕共青团和青年工作的任务和要求，将电子团务建设成网上资料中心、研究中心和交流中心。
电子团务的规划，要从高校网络、团委管理职能和学生三个方面出发，对技术、管理职能、服务对象作全面分析。为了适应高校内外环境的变化，要从全局的高度组织网络建设、职能优化、服务公众三位一体、同步运行的改革实践。
（三）进一步完善团委网站功能
第一，扩大信息发布面，不仅包含社会新闻、校内活动信息、优秀学生信息、相关文件，而且涵盖会议安排、财务信息等方面。不同的信息，考虑它的安全度可以设置一定的权限，例如财务信息，就只能给予相关部门通道，具体指财务涉及的部门——校团委和院系团委。根据换算公式，院系团委通过输入团员数得知每年使用经费，同时可查看使用余额，以作更好地规划。此外，改变以往校团委统揽院团委所有信息上传的局面，根据各院团委的IP地址，设定可以上传本院信息的权限，经审核通过即可发布。
第二，增强互动功能，在原有网站实现学生申请会员以发表文章、评论，上传买卖信息的基础上，还可不断地扩大。可结合活动制作相应的投票系统，例如“校园歌手榜中榜”评选需要投票，这工作完全可以通过网络来实现，节约了人力、物力、财力，又提高了效率。通过网络，可以使同学们过别具一格的组织生活，把组织生活的主题搬到网站上，做成交互式的网络系统，结合青少年的心理特征，转换学习方式，有组织的集合学生，通过网络边学边反馈学习情况。还有大学生素质拓展认证系统，在原有只是通过静态网页宣传素质拓展信息的基础上，进一步采用WEB技术，实现交互功能，院系团委能通过此系统向上一级申办活动，审核通过后，方可开始举办，并可按照校级的方法，举办活动后将参与活动的学生识别号输入，以作记录，学生也可以查看自己在校期间的活动参与率。调查发现，很大一部分同学非常希望实施大学生素质拓展论证，并能实行网上查询，随时看到自己的电子素质拓展证书。
第三，在团委网站建设方面，还要使网站导航更趋人性化，让浏览者能够在最短的时间内找到自己所需要的信息；
要增加相关链接，实现校内数据共享，业务整合；
可开发网络的实时短信、视频电话、视频会议等系统，搭建更为便捷的交流平台。此外，通过适时举办活动，促进网站建设，提高网站的影响力。例如在全校举行“火眼金睛”网上查错活动，发动全校学生登录团委网站，寻找网站中的错字、别字以及字体、字号不符标准等错误，提交的错误一经认可并采纳，即给予一定分值，根据分值高低给予相应的奖励。
